Mantenha em ordem seu Cadastro de Clientes e Fornecedores, e evite riscos fiscais no envio de seus arquivos do SPED NFe, EFD e ECD... experimente nossos serviços!

Governança dos processos do Cadastro

O Cadastro de Clientes e Fornecedores, uma vez já saneado, precisa ser mantido em conformidade com o SPED ao longo das operações futuras, pois a situação cadastral dos registros (CNPJ ou CPF) dos Clientes e Fornecedores pode mudar nas 24hs seguintes à cada consulta realizada na Receita Federal.

Ou seja, o processo de saneamento cria uma situação inicial de menor risco, cujo cenário pode mudar no dia seguinte, logo, é necessário adotar algum procedimento que permita validar os dados dos registros saneados regularmente, além de garantir que novos registros sejam inseridos sempre com dados oficiais.

A Governança é um processo contínuo de validação do cadastro já saneado, cuja freqüência depende da janela de risco que o contribuinte admite em seu negócio.

• Risco ZERO: consultar todos os registros em uso do cadastro diariamente, o que pode ser inviável técnica ou financeiramente.
• Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas nas transações do dia (pedidos aprovados dentro de 24hs). Depende do volume diário de transações (NFe emitidas/recebidas).
• Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
• Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral de todos os registros ativos periodicamente (semanal ou mensalmente). Aqui já se assume algum risco fiscal.
• Risco Alto: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, com clientes e fornecedores flutuantes, ou cujos registros no cadastro sejam muito antigos.

O Portal de Serviços KeyConsultas-web é um recurso tanto para o saneamento integral da base cadastral, como também para saneamentos periódicos, o que, se considerada uma janela pequena entre cada consulta, reduz significativamente o risco fiscal.

Como complemento ao saneamento periódico em lotes de registros, recomendamos a Consulta Unitária no Portal KeyConsultas-web, que atenderá a pelo menos três processos muito comuns no ciclo de vida do cadastro:

• Entrada de registro cadastral de um novo Cliente ou Fornecedor.
• Atualização de dados de um registro de cadastro existente pelo usuário.
• Reativação de registro existente, que tenha sido bloqueado por falta de atualização.

Para garantir uma melhor Governança dos processos de cadastro com risco mínimo ou "risco zero", também oferecemos uma integração com o ERP via Webservices para automatizar consultas, o que além dos processos acima, pode incluir também:

• Consulta situação cadastral do destinatário da NFe antes de sua emissão (ex.: na aprovação de pedidos);
• Consulta situação cadastral de fornecedores antes da cotação para fornecimento, e no pedido de compra;
• Consultas para validar o arquivo XML de NF-e recebidas de fornecedores;
• Consulta para validar a chave da NF-e na DANFe, no momento do recebimeno de mercadorias;
• Importação automática de dados da NF-e consultada com base no HTML do site da Receita Federal.

Visite o menu Uso de Webservices e saiba mais sobre esta opção para a Governança dos processos do Cadastro.