Mantenha em ordem seu Cadastro de Clientes e Fornecedores, e evite riscos fiscais no envio de seus arquivos do SPED NFe, EFD e ECD... experimente nossos serviços!

Bases Oficiais e Bases Privadas

Para realizar o Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores é preciso entender a diferença entre bases oficias e bases privadas. Veja nossas considerações antes de fazer sua escolha:

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Bases Oficiais:

São aquelas bases de serviços disponibilizadas para o contribuinte normalmente por meio na internet, como recurso de atualização dinâmica das informações e da situação cadastral de Contribuintes das Secretarias de Fazenda.

São Bases Oficiais aqueles websites onde o KeyConsultas-web pode realizar consultas "on line" e em "real time", como:

• RECEITA FEDERAL, SINTEGRA, IBGE;
• SIMPLES NACIONAL, PMSP, SUFRAMA, ANVISA;
• DETRAN, DNER, ANTT;
• INSS, Ministério do Trabalho;
• ECT (correios).

A responsabilidade da manutenção das informações disponíveis nas bases oficiais é dos órgãos governamentais que as mantém. Por isso, o acesso aos dados é gratuito, e sua disponibilidade é garantida pelas entidades que as oferecem ao público.

As SECRETARIAS DE FAZENDA recomendam que antes de qualquer transação comercial entre contribuintes, cujo fato gerador se caracteriza pela emissão de uma NFe, cada parte realize uma consulta sobre a situação cadastral da outra parte, o que as resguarda contra operações que impliquem em risco fiscal, erros de apuração dos impostos, ou nas demais obrigações assessórias.

O Contribuinte deve guardar UMA cópia do Certificado da Consulta, que é o arquivo HTML obtido a partir do site oficial, como evidência da consulta realizada. Esta será a prova de que a situação cadastral foi informada no dia do fato gerador, o que é muito útil para apoiar um argumento de defesa importante perante uma eventual autuação do Fisco.

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Bases Privadas:

As Bases Privadas atualmente disponíveis são muitas, mas não são mantidas por entidades governamentais, e, apesar de poder ser consultada "on line", a atualização dos dados é um processo batch com certa periodicidade, cuja origem está uma base de dados terceira, não sincronizada com a Receita Federal ou o Sintegra, por exemplo.

Exemplos mais conhecidos seriam a SERASA, EQUIFAX e SPC BR, mas existem também as bases de empresas que vendem bases cadastrais, ou serviços operacionais de cadastramento (outsorucing de processo).

Estas bases tem seus registros alimentadas e atualizados por diversas fontes externas, algumas regionais, como:

• Cadastro de bancos, e utilities (gás, água, eletricidade), e outras empresas privadas;
• Algumas Juntas Comerciais regionais;
• Cartórios de Registro de Documentos, e protestos;
• Contatos telefônicos, digitação de documentos, formulários web, etc.

Além dos dados essenciais de um cadastro de Clientes e Fornecedores, algumas Bases Privadas oferecem serviços de enriquecimento dos dados, complementando informações não disponíveis nas bases oficiais da Receita Federal e Sintegra, como por exemplo:

• Capital Social e relação de sócios;
• Dados de contato e telefone (dados de Bancos ou outros Clientes);
• Casos de inadimplência, protestos e cheques devolvidos;
• Ranking de risco de crédito (análise do provedor);
• Cópia de documentos e certificações (depende do provedor).

Ocorre que, se de um lado as bases privadas podem fornecer informações úteis e relevantes para enriquecer o cadastro, deve-se observar que as informações de modo geral não são atualizadas diariamente, como acontece nas bases oficiais.

As Bases Privadas operam com uma janela de atualização que pode ser de duas semanas a até 45 dias, e que depende também da qualidade do dado na fonte origem utilizada para atualizar a situação cadastral.

Observação: devido ao processo para a atualização da base de dados, existe um risco fiscal na utilização de Bases Privadas para realizar o saneamento de cadastros para o SPED, uma vez que a situação cadastral na RECEITA FEDERAL e no SINTEGRA informada pode não ser a mesma nas bases oficiais no momento da consulta. Não há garantia de que as fontes que alimentam a Base Privada estejam sincronizadas com as Bases Oficiais.

Utilize as Bases Privadas para complementar e enriquecer seu cadastro, e reduzir seu risco de crédito, mas entenda o risco fiscal de seu uso para processos de Saneamento de Cadastro, e de sua Governança, para atender ao SPED.