Mantenha em ordem seu Cadastro de Clientes e Fornecedores, e evite riscos fiscais no envio de seus arquivos do SPED NFe, EFD e ECD... experimente nossos serviços!

Por que é preciso sanear o Cadastro?

Todas as empresas obrigadas ao SPED (Fiscal, Contábil ou NFe), especialmente após abril/2011 com a entrada da NFe 2.0, precisam adequar seus dados cadastrais aos padrões dos arquivos digitais que serão enviados às Secretarias de Fazenda dos Estados e à Receita Federal.

O principal arquivo do SPED que registra cada transação comercial da empresa é a NFe, o que alimenta os registros da Escrituração Fiscal (EFD) e da Escrituração Contábil (ECD).

de modo geral, as Secretarias de Fazenda verificam a existência de dados em campos obrigatórios, e a sua estrutura, mas já começaram a fazer mais validações de conteúdo na fase atual da NFe 2.0:

• A Validade do Certificado Digital do emissor;
• O cadastrado do Contribuinte como emissor de NFe;
• A existência dos campos obrigatórios do arquivo XML, e seu schema (versão);
• A numeração única da NFe (de 0 até 999.999.999) dentro da mesma série fiscal;
• Uso de código completo do item (NCM) e outras validações complementares da NFe 2.0;
• Validação do Código de Município (IBGE) contra a UF do endereço do CNPJ.
• Situação cadastral do emitente e do destinatário no Sintegra (novo!!!).

A partir de 2011 algumas Secretarias de Fazenda já começaram a DENEGAR a autorização de uso de NFe em que o emitente ou o destinatário apresentarem situação cadastral inapta na UF da entidade autorizadora.

A DENEGAÇÃO da NFe é uma evidência da tentativa de transação mercantil com uma parte que apresenta alguma irregularidade fiscal. Se o emitente consultar a situação cadastral do destinatário antes, evita o risco.

Esta validação sempre foi prevista, mas por enquanto só acontece para operações dentro de alguns Estados, pois ainda não existe um Cadastro Nacional Sincronizado com dados atualizados de todas as UFs.

Conclusão: o cadastro de clientes e fornecedores desatualizado pode implicar em registro de operações inconsistentes do ponto de vista fiscal e tributário junto à Receita Federal, especialmente em operações interestaduais, onde não há DENEGAÇÃO da NF-e. Operar com cadastro desatualizado implica em risco de autuações pelo Fisco, ou, no mínimo, prejuízos com apuração incorreta de créditos tributários.

Para manter seu cadastro de clientes e fornecedores atualizado e em conformidade com os arquivos do SPED, é necessário realizar periodicamente um processo de Saneamento de Cadastro, e adotar alguma melhor prática de governança nos processos cadastrais que reduza o risco de uso de registros inconsistentes durante a operação.

O processo de saneamento inclui tarefas regulares de Consultas sobre a situação cadastral dos registros nas bases oficiais, análise de dados para Saneamento, e Higienização dos dados a serem importados para sua base cadastral.

Veja nossos artigos sobre Consulta e Saneamento, e Higienização de dados, e entenda como estas tarefas de seu processo podem ser automatizadas através de nossos serviços.

Não deixe de conhecer também os benefícios de sanear conosco o cadastro de Clientes e Fornecedores.