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Suporte para Análise do Saneamento Cadastral

Uma vez obtidos os dados de RETORNO de um processo de Consultas aos websites oficiais, pelo menos à Receita Federal, ao Sintegra, e ao IBGE, o usuário deve realizar uma análise dos resultados obtidos.

A KeySupport Consultoria recomenda fortemente que esta análise seja realizada pelo usuário responsável pelo Cadastro, assessorado, sempre que possível, por um profissional do Departamento Fiscal, e do Jurídico em alguns casos.

Vamos listar aqui apenas algumas melhores práticas que deve sem seguidas neste processo de saneamento:

1. Bloqueie todos os registros de Clientes e Fornecedores que apresentarem restrições na Receita Federal e/ou no Sintegra;
2. Observe sempre o uso correto do Código de Município do IBGE, a partir do endereço informado na consulta à Receita Federal para o CNPJ, ou no CEP do endereço informado para o CPF.
3. Nas consultas para CPF, o uso de CEP Distrital, ou CEP inexistente podem retornar endereço em branco para o logradouro, ou um endereço incompleto. Bloqueie estes registros e solicite a atualização do endereço.
4. Quando houver mais de uma IE ativa no Sintegra para um mesmo CNPJ, consulte a parte envolvida, e a última palavra do Dep. Fiscal para decidir pela IE mais adequada a usar.
5. Antes de gerar o arquivo de atualização da base origem, verifique todos os campos destacados no arquivo de retorno com alguma não conformidade, ou em branco, para orientar sua atualização.
6. Trate as não conformidades mais graves primeiro, como CNPJ ou CPF inaptos, e depois os demais casos que podem ser erros de CEP, CNPJ ou CPF, ou apenas higienização dos dados e abreviaturas.
7. Pode ser necessário abreviar campos de razão social e endereço antes de importar os dados oficiais, dependendo do tamanho máximo definido pelo sistema de gestão do cadastro (ERP).
8. Higienização dos dados é um processo de adequação da formatação aos padrões do SPED. Os dados de RETORNO já foram higienizados pelo portal KeyConsultas-web.
9. O enriquecimento da base é possível a partir de dados adicionais fornecidos no RETORNO, como nome fantasia, códigos CNAE complementares, cadastro na PMSP, na ANVISA e/ou SUFRAMA.
10. Se decidir distribuir as tarefas em equipe, centralize a a responsabilidade da gestão do resultado do saneamento.
11. IMPORTANTE: antes de solicitar a autorização de uma NF-e, especialmente em contingência, procure sempre consultar a situação cadastral do destinatário no Sintegra e na Receita Federa naquele dia, pois uma vez que haja a circulação da mercadoria (fato gerador), não será mais possível obter a autorização da correspondente NF-e daquelas operações.

Esta lista de recomendações não pretende alcançar todos os casos que mereçam atenção, pois considerando o universo de nosso cenário fiscal e a quantidade de entidades fiscais na Federação, isso seria impossível em poucas linhas.